DE LOS LIBROS: Corresponde al notario llevar los siguientes libros que constituyen el archivo de la notaría:
1. EL LIBRO DE PROTOCOLO: Es el archivo fundamental del notario y se forma con todas las escrituras que se otorgan ante él y con las actuaciones y documentos que se inserten en el mismo.
¿Cómo se forma?: Se forma con las escrituras que se otorgan desde el 1º de enero hasta el 31 de diciembre de cada año, en orden numérico sucesivo y se numerarán las hojas que las compongan y las de los documentos agregados.
2. EL LIBRO DE RELACIÓN: En éste se anotarán las escrituras que se vayan enumerando, en el orden que lo sean, en cinco columnas que consignarán los siguientes datos: Fecha del instrumento, número de la escritura, apellidos y nombres de los otorgantes, nombres y apellidos de los comparecientes de la otra parte -cuando se trate de relaciones bilaterales- y naturaleza del acto o contrato.
3. EL ÍNDICE ANUAL: Es en orden alfabético por los apellidos y nombres que figuren en la columna tercera del libro de relación, el cual contendrá los datos de éste. Este índice será también cronológico dentro de cada letra del alfabeto.
4. LIBRO DE ACTAS DE VISITA: Ordinarias o extraordinarias que practiquen los funcionarios encargados de la vigilancia notarial.
5. LIBRO DE VARIOS: Este libro es especial para los encargados del REGISTRO CIVIL DE LAS PERSONAS, en el cual se inscribirán los reconocimientos de hijos extramatrimoniales, legitimaciones, adopciones, alteraciones de la patria potestad, emancipaciones, habilitaciones de edad, capitulaciones matrimoniales, interdicciones judiciales, discernimientos de guarda, rehabilitaciones, nulidades de matrimonio, divorcios, separaciones de cuerpos y de bienes, cambios de nombre, declaraciones de seudónimos, manifestaciones de avecindamiento, declaraciones de ausencia, declaraciones de presunción de muerte e hijos inscritos. Ello de conformidad con lo preceptuado por el artículo 1º del Decreto 2158 de 1970.
DE LA GUARDA Y CONSERVACIÓN DE LOS ARCHIVOS: Los libros serán custodiados con la mayor vigilancia por los notarios de cuyas oficinas no podrán sacarse. Si hubiere de practicarse inspección judicial sobre alguno de estos libros, el funcionario se trasladará con su secretario a la oficina del notario respectivo para la práctica de la diligencia.
Cualquier persona podrá consultar los archivos notariales, con el permiso y bajo la vigilancia del notario o de personas autorizadas por éste.
No hay comentarios:
Publicar un comentario