Regulada por los artículos 30 a 34 del Decreto 960/70, donde se establece que las declaraciones de los otorgantes se redactarán con toda claridad y precisión, de conformidad con sus propósitos y con la esencia y naturaleza del acto o contrato que se celebre. De si se trata de un acto jurídico unilateral, de un contrato o convenio.
El notario entonces recibe estas manifestaciones de voluntad; percibe con sus sentidos lo emitido y lo vierte por escrito en el papel competente. Es precisamente en lo que consisten la recepción y la extensión.
El notario acá asume una actitud pasiva, pues toda la iniciativa está a cargo de las partes, pero de todas formas velando por la legalidad de dichas declaraciones y poniendo de presente las irregularidades que advierta, sin negar la autorización del instrumento en caso de insistencia de los interesados, salvo lo prevenido para la nulidad absoluta, dejando siempre constancia de lo ocurrido (art. 6º).
La labor del notario se limitará a: ·
· Recibir lo expresado por los otorgantes de modo que se produzcan los efectos jurídicos, conforme a la esencia del acto, contrato pretendido. ·
· Velar porque se expresen con claridad los elementos esenciales, los naturales y accidentales del acto o contrato, de conformidad a la voluntad de las partes. ·
· Cuando lo crea conveniente o necesario, sugerir las correcciones necesarias para que el acto o contrato tenga plenos efectos jurídicos.
"Los notarios responden de la regularidad formal de los instrumentos que autoriza, pero no de la veracidad de las declaraciones de los interesados; tampoco responden de la capacidad o aptitud legal de estos para celebrar el acto o contrato respectivo". (art. 9º)
El notario sólo es responsable de la parte formal de la escritura, en la cual deben observarse estas reglas:
1. Las cantidades y referencias numéricas deben escribirse en letras y cifras. En caso de disparidad prevalecerá lo escrito en letras. (art. 19).
2. Deben escribirse en papel autorizado por el Estado y al final del documento, antes de firmarse, se indicarán los números distintivos de las hojas empleadas, si los tuvieren. (art. 20).
3. Si en el acto escriturario se dispone de un inmueble o constituye gravamen sobre él, deberá indicarse la situación jurídica del bien respecto de la sociedad conyugal, en caso de ser o haber sido casado. (art. 27).
4. El inmueble que sea objeto de enajenación, gravamen o limitación se deberá identificar plenamente, con su nomenclatura, localidad, linderos. Siempre que se exprese la cabida se empleará el sistema métrico decimal.
5. Se debe citar, cuando se enajena un bien inmueble, el título de adquisición del declarante, con los datos de su registro. Si careciere de título inscrito, así lo expresará indicando la fuente de donde pretende derivar su derecho. (art. 32).
6. Quien dispone del bien, debe manifestar la existencia de gravámenes, derechos de usufructo, uso y habitación, servidumbres, limitaciones de dominio o condiciones y embargos o litigios pendientes, y en general, toda situación que pueda afectar el inmueble objeto de su declaración o los derechos constituidos sobre él, y so lo posee materialmente. (art.33).
LOS COMPROBANTES FISCALES:
Es uno de los servicios que el notario presta al Estado en Colombia, para coadyuvar para que se paguen oportunamente los impuestos, ejerciendo con ello cierto control fiscal.
En la escritura, deben aparecer los comprobantes fiscales que se exijan de acuerdo con la ley y según la naturaleza del acto o contrato. Documento oficial y auténtico en el que se vea claramente que el otorgante está a paz y salvo.
Los comprobantes fiscales serán presentados por los interesados en el momento de solicitar el servicio notarial.
Se prohíbe a los notarios extender instrumentos sin que previamente se hayan presentado los certificados y comprobantes fiscales, aunque dichos instrumentos no sean numerados, fechados, ni autorizados inmediatamente con la firma del notario.
Se agregarán a la escritura a que correspondan en forma original o en fotocopia autenticada por un notario, siempre que el original de donde provenga se halle protocolizado y se indique en ella la escritura con la cual lo está.
En el original de la escritura se anotarán las especificaciones de todos los comprobantes allegados, por su numeración, lugar, fecha y oficina de expedición, personas a cuyo favor se hayan expedido, con su identificación, cuantía si la tuvieren y fecha límite de su vigencia. (art. 43, 44).
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