LIQUIDACION DE HERENCIA POR NOTARIA

 

 

DOCUMENTO PREPARADO PARA EL TEMA DE LA LIQUIDACION DE HERENCIA. DECRETO 902 DE 1988 Octubre de 2009

 

 

 

 

Con miras a la descongestión de los Despachos judiciales, se ha autorizado la liquidación de herencia de cualquier cuantía y las sociedades conyugales cuando fuere el caso, ante notario público; mediante un procedimiento ágil y con la observancia de ciertos requisitos.

 

NORMATIVIDAD

 

A nivel general, encontramos el Código Civil Colombiano en sus artículos 1008 a 1493. Y a nivel especial, el Decreto 902 del 10 de mayo de 1988, mediante el cual se autorizó el trámite ante notario, siendo modificado por los Decretos 1729 de 1989 y 2651 de 1991.

 

Con lo establecido en el artículo 162 de la ley 446 de 1998, que convirtió en legislación permanente los artículos 33, 34, 35, 36 y 37 del Decreto 2651 de 1991, se otorgó la facultad de la liquidación de herencia cuando cualquiera de los herederos, legatarios o cónyuge sobreviviente sea menor o incapaz, siempre que alguno de los interesados sea mayor de edad.

 

Además debemos tener en cuenta los artículos siguientes: El 588 del Código de Procedimiento Civil: anexos. Artículo 844 del Estatuto Tributario: para efectos del aviso a la Administración de Impuestos Nacionales (DIAN Oficina de cobranzas), en cuanto al monto de los bienes relictos cuando la cuantía de éstos sea superior para el año 2009, a DIECISEIS MILLONES SEISCIENTOS TREINTA Y CUATRO MIL PESOS M.L.($16.634.000).

 

Y por último mediante la Ley 572 de febrero 3 de 2000, que modificó el artículo 19 del Código de Procedimiento Civil, se establecen las cuantías con base en el salario mínimo mensual vigente; para determinar que son de mínima cuantía las pretensiones patrimoniales inferiores a 15 salarios mínimos mensuales; de menor cuantía de 15 a 90 SMM y de mayor cuantía, los superiores a los 90 SMM. Todo ello para efectos de saber si se requiere o no de abogado titulado, para el trámite de la liquidación de herencia por notaría.

 

GENERALIDADES:

 

Tengamos en cuenta aspectos generales como los siguientes:

• Que se sucede a título UNIVERSAL (en todos los bienes, derechos y obligaciones transmisibles o una cuota de ellos) y que dicha asignación se llama HERENCIA o a título SINGULAR (en una o mas especies o cuerpos ciertos, como tal casa, carro y que esta asignación se llama denomina LEGADO.
  
• Que cuando un heredero o legatario enajena su derecho (esto es, antes de la liquidación de herencia), el adquirente de ese derecho obtiene la calidad de SUBROGATARIO en dicha sucesión.
  
• Que el momento y lugar de la apertura de la sucesión, es al momento de la muerte en el último domicilio o en el asiento principal de sus negocios.
  
• Que el carácter de heredero sólo se consolida con la muerte del causante.
  
• Que se puede heredar por transmisión o por representación.
  
• Que fuera de los créditos hereditarios, se deducirán de la masa de bienes: Las costas de publicación del testamento si lo hubiere, las deudas hereditarias, los impuestos fiscales que gravaren toda la masa hereditaria, las asignaciones alimenticias forzosas, la porción conyugal a que hubiere lugar, en todos los ordenes de la sucesión menos en el de los descendientes.
  
• Que el cónyuge sobreviviente debe manifestar si opta por sus gananciales o por la porción conyugal, con el entendido que si opta por la porción conyugal deberá renunciar a los gananciales, a los bienes propios y a la herencia si hubiere lugar; también puede optar por la porción conyugal complementaria.
  
• Que hay igualdad sucesoral a partir de la Ley 29 de 1982 (respecto de los hijos matrimoniales y extramatrimoniales).
  
• Que los ordenes hereditarios son excluyentes:
  

1. Los hijos: reciben por iguales partes (sin perjuicio de la porción conyugal).
   
2. Los ascendientes de grado más próximo y su cónyuge. Reciben por iguales partes (o por cabezas).
   
3. Los hermanos y el cónyuge. Se divide la herencia en 50% y 50%. A falta de cónyuge llevarán toda la herencia los hermanos y a falta de éstos, aquél. Los hermanos carnales recibirán doble porción que los que sean simplemente maternos o paternos.
   
4. Los sobrinos. Heredan por cabezas.
   
5. El I.C.B.F.
   

 

ALGUNAS DEFINICIONES:

 

ACERVO: El todo de una herencia indivisa.

RELICTO: Caudal que dejó alguno o quedó de él a su fallecimiento.

HIJUELA: Documento donde se reseñan los bienes que tocan en una partición a cada heredero.

 

REQUISITOS PARA EL TRÁMITE NOTARIAL

 

1. Que por lo menos alguno de los interesados sea mayor de edad.
   
2. Que los interesados que sean menores o incapaces estén representados legalmente por quien corresponde.
   
3. Que exista común acuerdo entre todos los intervinientes que sean plenamente capaces y los representantes legales de los menores e incapaces.
   
4. Que la solicitud sea presentada por escrito, mediante apoderado, cuando el valor de los bienes relictos sea equivalente a un proceso de menor o mayor cuantía; o directamente por los interesados cuando el valor sea de mínima cuantía.
   

 

INTERVENCIÓN DE MENORES

(DECRETO 2651 DE 1991, ART. 33)

 

• Representados legalmente.
  
• En la partición y adjudicación, se dará prelación a los menores e incapaces en la adjudicación de inmuebles.
  
• El notario dará fe de que en la sucesión o en la liquidación de la sociedad conyugal se han garantizado todos los derechos sustanciales del menor o del incapaz.
  

 

SUCESION MIXTA: Cuando en ellas concurren las dos formas de suceder: bien sea como heredero o como legatario. En este caso hablamos de sucesión testada en virtud de un testamento; e intestada o abintestato si es en virtud de ley. (Art. 1009 código civil).

 

SUCESIÓN CONJUNTA:(ACUMULACION) El artículo 4º del Decreto 902 de 1988, establece que podrán acumularse en una sola actuación las liquidaciones de las herencias de ambos cónyuges.

 

Lo anterior quiere decir que muerto uno de los cónyuges, queda disuelta la sociedad conyugal y en estado de liquidación. Se puede esperar entonces a que falte el otro cónyuge para llevar a cabo la sucesión de ambos (conjunta), se liquide la sociedad conyugal y se adjudique la herencia y se adjudique la herencia a los herederos. Todo conforme a las disposiciones legales.

 

OBSERVACIÓN: Hay que tener en cuenta que muerto uno de los cónyuges sin que hubiese bienes en cabeza de él y por el contrario se encuentren en cabeza del cónyuge sobreviviente, éste no podrá enajenar dichos bienes hasta tanto se lleve a cabo la liquidación de herencia y se radiquen ellos.

 

SUCESIÓN ADICIONAL: Cuando después de otorgar la escritura pública que pone fin a la liquidación notarial, aparecieren nuevos bienes del causante o de la sociedad conyugal; o cuando se hubiesen dejado de incluir en aquélla bienes inventariados en el trámite de dicha liquidación, podrán los interesados solicitar al mismo notario una liquidación adicional, para lo cual no es necesario repetir la documentación que para la primera se hubiere presentado, ni nuevo emplazamiento.

 

Si después de terminado en proceso de sucesión por vía judicial, aparecieren nuevos bienes del causante o de la sociedad conyugal, podrán los interesados acudir a la liquidación adicional, observando para ello el trámite de liquidación de herencia ante notario.

 

CONTENIDO DE LA SOLICITUD Y SUS ANEXOS

 

LA SOLICITUD DEBE CONTENER:

1. El nombre y vecindad de los peticionarios y la indicación del interés que les asiste para formularla (herederos, legatarios, cónyuge sobreviviente, subrogatario).
   
2. El nombre y último domicilio del causante, la identificación. (cuando no se tenga su identificación porque carecía de ella, se solicita a la DIAN el número de identificación tributaria para el trámite sucesoral). En el evento de tener varios domicilios, se llevará en el del asiento principal de sus negocios.
   
3. La manifestación de si se acepta la herencia pura y simplemente o con beneficio de inventario, cuando se trate de heredero. (si se guarda silencio al respecto, se entenderá que se acepta con beneficio de inventario).
   
4. Los peticionarios o sus apoderados, deberán afirmar bajo juramento que se considera prestado con la firma de la solicitud, que no conocen otros interesados de igual o mejor derecho del que ellos tienen y que no saben de la existencia de otros legatarios o acreedores distintos de los que se enuncian en la relación de activos y pasivos que se acompañan a la solicitud.
   

 

Además, si se infiere que el causante había contraído matrimonio, se exigirá por parte del notario, que la solicitud sea presentada conjuntamente con el cónyuge a menos que se demuestre su muerte o la disolución de la sociedad conyugal.

 

ANEXOS A LA SOLICITUD:

 

Se debe adjuntar:

• Registro civil de defunción del causante (o partida eclesiástica si el hecho ocurrió antes de 1938).
  
• Copia del testamento y de la escritura de apertura y de su publicación, en caso de que éste fuere cerrado o copia de la escritura que contenga el testamento abierto, debidamente registradas. (en el evento de que haya dejado testamento)
  
• Las actas del estado civil que acrediten el grado de parentesco de los solicitantes con el causante. Tener en cuenta que con los hijos extramatrimoniales debe expedirse la constancia del reconocimiento respectivo por parte del causante, bien sea a través del certificado del registro civil o fotocopia del folio.
  
• Prueba que acredite el matrimonio, si el solicitante fuere cónyuge sobreviviente.
  
• Prueba del crédito invocado, si el solicitante fuere acreedor hereditario.
  
• El inventario y avalúo de los bienes, con la relación del pasivo de la herencia y de la sociedad conyugal si es del caso.
  
• El trabajo de partición y adjudicación.
  
• El poder para actuar, si se obra por medio de apoderado.
  

 

Es importante anexar con la documentación los títulos de adquisición y el correspondiente certificado de tradición y libertad de los bienes inmuebles objeto del activo; toda vez que es necesario constatar los modos de adquirir y si el bien inmueble no soporta alguna limitación al dominio o gravámenes que se haga necesario cancelar por parte de los adjudicatarios.

 

OBSERVACIÓN: Tanto el apoderado como el notario, deberán verificar que los nombres en los documentos aportados y la identificación, tanto del causante como de los herederos, concuerden con los nombres inscritos en los respectivos registros civiles; ya sea de defunción, matrimonio o de nacimiento; pues ocurre con frecuencia que hay errores en los nombres compuestos y en los apellidos. Siendo así y dependiendo de cada caso, habrá que hacer las correspondientes aclaraciones mediante escritura pública y así poder continuar con el trámite.

 

PRESENTACIÓN: La solicitud se hace mediante la diligencia de presentación personal (igual el poder).

 

ACEPTACIÓN: Si la solicitud y la documentación anexa se ajustan a las exigencias del Decreto 902 de 1988, el notario la aceptará mediante ACTA y ordenará:

 

1. La citación a las personas que tengan derecho a concurrir a la liquidación. Para el efecto expide EDICTO EMPLAZATORIO que se publicará en un periódico de amplia circulación nacional, se difundirá por una sola vez en una emisora del lugar si la hubiere, y se fijará por el término de diez (10) días en sitio visible de la notaría.
   

El edicto se fija en la notaría por los 10 días, pero el término del emplazamiento se cuenta sólo a partir de la publicación efectiva en el periódico, lo que se debe acreditar con el ejemplar de éste y la certificación de la radiodifusora sobre la emisión del edicto, cuando haya lugar.

 

1. Cuando la cuantía de los bienes sea superior a los $16.634.000 (para el 2009), el notario debe informar a la Oficina de Cobranzas de la Administración de Impuestos Nacionales que corresponda, indicando el nombre del causante, su identificación, el avalúo o valor de los bienes y el nombre, identificación y dirección del apoderado; además anexar copia del inventario debidamente autenticado y fotocopia del registro civil de defunción del causante. Todo ello con el fin de efectuar el recaudo de los impuestos correspondientes. Si dentro de los veinte (20) días siguientes a la comunicación la Administración de Impuestos no ha intervenido, se produce el Silencio Administrativo Positivo y el notario podrá continuar con el trámite. Si la administración expide el paz y salvo correspondiente, se continúa con la actuación.
   

   Cuando se efectúe acuerdo de pago por parte de los herederos, asignatarios o legatarios acerca de las deudas fiscales de la sucesión con la Administración, la resolución que lo apruebe autoriza al notario para el trámite de la partición de los bienes, sin el requisito del pago total de las deudas. De no efectuarse el acuerdo o expedirse el paz y salvo correspondiente, el notario deberá abstenerse de continuar con el trámite.
   

   
    

2. Se ordena oficiar a la Superintendencia de Notariado y Registro sobre la aceptación de la solicitud, la cual contendrá los siguientes datos: 1. Número de acta, 2. Lugar y fecha. 3. Departamento, municipio y círculo notarial. 4. Nombre completo e identificación del causante. 5. clase de acto (si se trata de una liquidación adicional)
   

Así mismo, el notario deberá informar a la Superintendencia de Notariado y Registro sobre la devolución del expediente a los interesados, la culminación de la actuación o la liquidación adicional.

 

Además informará a los jueces, cuando a ello hubiere lugar. Esto se da en el evento en que los interesados hubiesen iniciado el trámite judicialmente y luego de común acuerdo deciden efectuar la partición y adjudicación por notaría. Cuando culmine la actuación, el notario dará aviso al juez de que dicho trámite ha terminado indicando el número y fecha de la escritura pública respectiva.

 

RECHAZO DE LA SOLICITUD: Si faltare alguno de los requisitos exigidos, el notario devolverá la solicitud y los documentos anexos a quienes la presentaron, para que procedan a subsanarlos. Si la devolución obedeciere a que el notario observe razones de incapacidad física o mental de alguno de los interesados, o desacuerdo entre éstos, se hace constar mediante acta.

 

CULMINACIÓN DE LA ACTUACIÓN POR ESCRITURA PÚBLICA

 

Publicado el edicto y transcurridos los diez (10) días sin que se hubiese presentado oposición por algún interesado y obteniendo el paz y salvo o cumplida la intervención de las autoridades tributarias dentro de los términos establecidos, se procede a elevar a escritura pública el trabajo de partición y adjudicación, protocolizando con el mismo instrumento la documentación allegada. Dicha escritura debe ser suscrita por los asignatarios y el cónyuge, si fuere el caso, o por sus apoderados.

 

REHACIÓN DE LA PARTICIÓN:

Si antes de suscribirse la escritura pública se presentare otro interesado, deberán rehacerse de común acuerdo por todos los interesados, la partición de la herencia y la liquidación de la sociedad conyugal si fuere el caso.

Si después de suscrita la escritura se presentare otro interesado, deberá solicitar conjuntamente con los que intervinieron en la anterior liquidación, que ésta se rehaga. Para estos efectos no es necesario repetir la documentación, ni nuevo emplazamiento.

 

FALLECIMIENTO DE HEREDERO, CÓNYUGE O LEGATARIO:
Si después de presentada la solicitud y antes de que se suscriba la escritura pública, falleciere un heredero, legatario o el cónyuge sobreviviente, el trámite de liquidación continuará con su apoderado, siempre que los sucesores sean plenamente capaces y no revoquen el poder.

 

DESISTIMIENTO DEL TRÁMITE:

Si transcurridos dos (2) meses desde la fecha en que deba suscribirse la escritura pública sin que ésta haya sido firmada, se considera que los interesados han desistido. El notario terminará la actuación y dejará constancia en el instrumento extendido. Y debe informar a la Superintendencia de Notariado y Registro. Si los interesados deciden efectuar la liquidación notarial, deben iniciar nueva actuación. De la devolución de la actuación el notario dejará constancia mediante acta.

 

Cuando alguno de los asignatarios o el apoderado hayan firmado el instrumento contentivo de la partición o adjudicación, tendrán dos (2) meses para suscribirlo los demás asignatarios, si hay lugar a ello. Si no lo hacen, el notario tomará nota de lo acontecido, lo incorporará al protocolo e informará a la Superintendencia de Notariado y Registro. Es de anotar que en este evento, el instrumento deberá estar debidamente numerado y fechado.

 

DEVOLUCIONES: El notario devolverá la actuación:

• Si durante el trámite de liquidación surgiere desacuerdo entre los interesados.
  
• Cuando se revoque el poder por parte de los sucesores del heredero, legatario o cónyuge fallecido.
  
• Cuando se acredite ante el notario que se ha iniciado proceso judicial de sucesión del mismo causante o liquidación de sociedad conyugal, antes de otorgarse la escritura pública correspondiente. En este evento se da por terminada la actuación y se remite al juez correspondiente dando aviso a la Superintendencia de Notariado y Registro.
  

 

LIQUIDACIÓN ADICIONAL:

El notario puede extender una nueva escritura de liquidación adicional de herencia en los siguientes casos:

• Cuando aparezcan nuevos interesados con igual o mejor derecho.
  
• Cuando aparezcan otros bienes del causante o de la sociedad conyugal.
  
• Cuando se hayan dejado de incluir en la liquidación notarial bienes inventariados en el trámite de dicha liquidación.
  

Para lo anterior no es necesario repetir la documentación presentada en la liquidación adicional, ni hacer nuevo emplazamiento. En estos casos se debe acreditar el grado de parentesco de los nuevos interesados y en lo tocante a la oficina de cobranzas de la administración de Impuestos Nacionales, se enviará comunicación si en la anterior no hubo lugar por la cuantía de los bienes y deberá anexarse copia de la anterior diligencia de inventario y avalúo; se esperará el paz y salvo respectivo y también se dará informe a la Superintendencia de Notariado y Registro.

 

SIMULTANEIDAD DE LIQUIDACIONES DE HERENCIA:

Cuando el notario o la Superintendencia de Notariado y Registro se enteren que se adelantan simultáneamente dos o más liquidaciones notariales de una misma herencia o sociedad conyugal, los notarios que conozcan de ellas deberán devolver las actuaciones a los respectivos interesados o a sus apoderados, para que éstos promuevan de común acuerdo, una sola liquidación notarial o inicien proceso judicial de sucesión. De la devolución deberá dejarse constancia mediante acta.

 

SOLEMNIDAD DEL REGISTRO: Cuando en la liquidación notarial de herencia se vinculen bienes sujetos a registro, el notario advertirá a los interesados y expedirá las copias correspondientes para efectuar dicha inscripción, bien sea ante la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos en caso de bienes inmuebles, ante la Cámara de Comercio o autoridades de tránsito.

 

CARGAS Y DERECHOS NOTARIALES:

En el trámite de liquidación de herencia se deben tener en cuenta los gastos que ello conlleva, como:

1. El poder otorgado por los interesados mediante documento privado, el cual debe contener la diligencia de presentación personal de cada uno, incluyendo el apoderado.
   
2. La presentación personal a la notaría, ya sea por apoderado o interesados, según el caso.
   
3. El acta referente a la aceptación de la solicitud o de su devolución si hay lugar a ello.
   
4. Las comunicaciones telegráficas o vía fax a la Superintendencia de Notariado y Registro y a la Oficina de Cobranzas de la Administración de Impuestos Nacionales; por correo certificado.
   
5. El costo de la publicación del EDICTO en el periódico de amplia circulación y en la emisora de la localidad.
   
6. La expedición de los paz y salvos respectivos en cuanto a los bienes inmuebles.
   
7. La liquidación de los derechos notariales sobre el patrimonio líquido de la herencia o de la sociedad conyugal, según el caso. (de conformidad con los porcentajes establecidos).
   
8. La liquidación del impuesto de rentas y registro, cuando a ello hubiere lugar.